10 SISTEM PEMROSESAN DATA ELEKTRONIK

Sistem Input

Sistem input tebagi dua, yaitu sistem input berbasis kertas dan sistem input tanpa kertas.

10.1  Sistem Input/Masukan.

Sistem - sistem masukan dengan kertas.
Dalam beberapa sistem akuntansi yang terkomputerisasi, masukan-masukan ke sistem akuntansi berupa dokumen sumber yang di tulis tangan atau di ketik. Setiap tahap pemrosesan masukan sebagai berikut:

Ø  Penyiapan dan pelengkapan dokumen sumber.

Ø  Pengiriman dokumen-dokumen sumber ke pemrosesan data.

Ø  Masukan data.

Ø  Pengeditan data program

1. Persiapan dan pengisian dokumen sumber

Dokumen sumber seperti order penjualan disiapkan  secara manual. Kesalahan yang mungkin terjadi pada tahap ini diminimalkan dengan merancang dokumen sumber yang baik dan mudah dipahami.

2. Pengiriman dokumen sumber ke bagian pengolahan data

Batch control total dan register data yang dikirimkan merupakan pengendalian dasar atas transfer data antara departmen pengguna dengan departemen pengolahan data. Tidak adanya atau tidak memadainya pengendalian atas data yang dipindahkan dari departemen pengguna ke departemen pengolahan data mengindikasikan adanya kelemahan yang cukup signifikan.

3. Data Entry

Setelah dokumen sumber (seperti faktur) diterima oleh departemen  pengolahan data dokumen tersebut secara manual diketikkan menggunakan terminal PC dan kemudian di simpan kedalam disk. Key verification merupakan satu prosedur pengendalian yang berguna untuk mendeketeksi kesalahan pengetikan. Dalam pengecekan ini, setiap dokumen sumber merupakan data file data.

4. Tehnik Program Editing Data

Pengendalian data bisa jadi diterapkan untuk setiap struktur data (karakter, field, record, dan file).  Salah satu cara yang dapat digunakan untuk mengedit kewajaran adalah dengan membuat file tabel yang berisi nilai yang legal untuk setiap field di dalam tabel.

Sistem - sistem pemasukan tanpa ketas. Dalam sistem-sistem masukan tanpa kertas (paperless input system ) , kadang-kadang di sebut juga sistem masukan online, transaksi-transaksi di masukan secara langsung ke dalam jaringan komputer, dan kebutuhan pengetikan dalam dokumen sumber di kurangi. Sistem masukan tanpa kertas membutuhkan intervensi manusia umumnya memlalui dua tahapan yaitu entry data dan edit data, dan transfer ke sistem aplikasi komputer pusat. Sistem tanpa kertas yang tidak membutuhkan keterlibatan manusia, Transaksi-transaksi di proses dari awal sampai akhir tanpa keterlibatan manusia : pemrosesan transaksi otomatis secara penuh. Salah satu aplikasi tekhnologi ini adalah networked vending machine (NVM) .

Contoh Sistem tersebut :

1. Sistem input tanpa kertas yang memerlukan intervensi manusia

Ada berbagai jenis sistem input tanpa kertas dimana pengguna memasukkan transaksi langsung ke dalam komputer. Sistem ini mencakup sistem entry data manual online data sistem identifikasi otomatis seperi sistem point of sales(POS). Sistem entry data manual online : pengguna secara manual mengetikan transaksi kedalam sistem komputer. Sistem identifikasi otomatis : barang dagangan dan item lain diberi kode yang dapat dibaca oleh mesin. Transaksi sistem input tanpa kertas yang melibatkan intervensi manusia biasanya diproses melalaui dua fase :

Ø  Input (entri) data dan editing data : program pengeditan data secara utuh pada sistem input tanpa kertas sering dijalankan pada saat transaksi direkam ke dalam sistem.

Ø  Pengiriman data ke sistem aplikasi host : dalam sistem tanpa kertas yang terpusat, transaksi biasanya diinput langsung ke dalam komputer pusat melalui terminal data.

2. Sistem input tanpa kertas yang tidak memerlukan intervensi manusia.

Transaksi yang sepenuhnya otomatis, pemrosesan transaksi dari awal sampai akhir tidak melibatkan intervensi manusia. Salah satu aplikasi yang menggunakan teknologi ini adalah network vending machine (NVM), contoh teknologi NVM adalah pompa bahan bakar POS. Aplikasi pengolahan transaksi yang sepenuhnya otomatis yang juga penting adalah electronic data interchange (EDI) dan electronic fund transfer (EFT).

10.2  Sistem Pemrosesan.

1.Sistem pemrosesan berdasarkan kertas. 

Transaksi-transaksi di masukkan kedalam komputer dalam batch yang di proses secara periodik. Contoh pemrosesan secara batch adalah laporan jam kerja mingguan untuk membuat cek pembayaran gaji. Pemrosesan secara batch dengan pemutahiran file secara berurutan, pemrosesan dalam sistem semacam ini mencakup tahap-tahap berikut:

Ø  Penyiapan file transaksi.

Ø  Pemutahiran file induk.

Ø  Pemutahiran buku besar.

Ø  Penyiapan laporan buku besar.

Pemrosesan batch dengan pemutahiran file akses random, tahap-tahapnya sebagai berikut :

1.      Catatan di baca dari file transaksi

2.      Nilai kunci catatan transaksi digunakan untuk mengakses secara random

3.      Catatan dalam file induk di mutahirkan dalam memori dan kemudian ditulis

ulang ke file data

2. Sistem Pemrosesan tanpa kertas. 

Dalam sistem pemrosesan tanpa kertas , baik pemrosesan batch maupun tepat waktu dapat di lakukan dengan pemrosesan tepat waktu, kadang-kadang disebut online realtime processing. Pemrosesan batch dalam sistem pemrosesan tanpa kertas mirip dengan pemrosesan batch dalam sistem berdasar kertas. Perbedaannya adalah voucher jurnal diganti dengan fungsi yang serupa tetapi secara elektronik dan buku besar di mutahirkan secara otomatis secara periodik. Pemrosesan tepat waktu dalam sistem pemrosesan tanpa kertas, keuntungan utama dalam pemrosesan tanpa kertas adalah memungkinkan untuk melakukan pemrosesan tepat waktu.

10.3 Sistem Keluaran. 

Sistem keluaran dapat berupa sistem dengan kertas, tanpa kertas atau antara keduanya. Sebagian besar sistem dengan kertas dan berorientasi batch dengan pemrosesan file sekuensial mengahislkan volume jeluaran yang besar. Sebagai contoh hasil cetak keluaran file piutang dagang dapat digunakan untuk melihat saldo pelanggan individual. Pengendalian ekeluaran di rancang untuk mengecek bahwa hasil pemrosesan telah berupa keluaranb yang sah dan keluaran tersebut telah didistribysikan secara memadai. Kelompok pengendalian PDE terpisah seriungkali dibentuk untuk memonitor operasi PDE. Kelompok pengendalian PDE menrupakan bagian dari fungsi audit intern perusahaan. Distribusi keluaran harus dikendalikan untuk meminimalkan akses tidak sah terhadaop data-data penting. Distribusi keluaran di kendalikan melalui dokumentasi dan penyeliaan. Umumnya, register distribusi keluaran dibuat untuk mengendalikan disposisi laporan.

9. PEMROSESAN FILE DAN KONSEP MANAJEMEN DATA

                            

9.1 Tinjauan Sekilas Tentang Teknologi

A.Field, Unsur Data, Atribut, dan Elemen- Elemen

Istilah- istilah field, unsur data, atribut, dan elemen digunakan secara bergantian untuk menyebutkan blok data terkecil yang disimpan dan digunakan dalam sistem informasi. Field dapat terdiri atas karakter tunggal atau nomor tunggal, atau dapat terdiri dari beberapa karakter atau nomor.
Contoh- contoh field adalah :

1. Nama pelanggan
2. Nomor tunjangan sosial karyawan
3. Nomor pesanan pembelian

Field biasanya secara logis berkaitan dengan field lainnya;
pengelompokan logis atas field disebut catatan (record).

B. Okurensi Data

Struktur catatan memiliki okurensi (occurences), yang juga disebut instances. Okurensi catatan adalah himpunan spesifik nilai- nilai data untuk catatan.

C. Panjang Catatan- Tetap dan variable

Catatan dalam file dapat memiliki panjang yang tetap atau variabel. Dalam catatan dengan panjang- tetap, baik jumlah field maupun panjang (ukuran karakter) setiap field adalah tetap. Sebagian besar catatan yang disimpan dalam direct access storage devices (DASDs) adalah catatan panjang- tetap. Catatan dengan panjang- variable, lebar field dapat disesuaikan untuk setiap okurensi data. Catatan penjejak adalah perluasan dari catatan master,. Catatan penjejak terpisah dari catatan master dan hanya ditulis sesuai kebutuhan. Dengan menggunakan file piutang dagang akun terbuka, sebagai contoh, catatan master memuat informasi yang umum bagi seluruh akun dan jumlah faktur yang memadai bagi sebagian besar akun, dimana catatan penjejak memuat lebih banyak faktur. Catatan master harus memiliki jumlah yang sama dengan catatan penjejak yang berkaitan sesuai kebutuhan. Catatan penjejak harus segera dituliskan setelah catatan master yang berkaitan.
Kelompok berulang adalah kelompok field yang berhubungan yang diulang dalam catatan dengan panjang variabel. Dalam diagram pohon 11.3 PART tampak sebagai Induk dari PEMASOK dan LOKASI karena setiap kemunculan PART akan menimbulkan lebih dari satu pemasok atau lokasi. Secara umum, elemen tingkat tertinggi dalam diagram pohon adalh induk; elemen dengan tingkatan lebih rendah yang tampak pada diagram pohon yanng berkaitan dengan (atau bagian dari induk disebut anak.

D. Kunci catatan dan Urutan File

Kunci atau kunci catatan merupakan unsur data atau kombinasi unsusr data yang secara unik mengidentifikasi catatan tertentu dalam file. Istilah order random relatif berkaitan dengan field dimana file tidak disortir.

9.2 EVOLUSI TEKNOLOGI DATABASE

Teknologi database berkembang sejalan dengan perkembangan perangkat keras dan perangkat lunak. Pembuatan jaringan dan teknologi komunikasi mengubah skala ekonomi pembuatan database.
Periode Kejadian Teknik database yang berkaitan
1960-an Lingkungan mainframe

Sistem manajemen database

Layanan informasi on-line Sistem file

Manajemen database

Manajemen teks
1970-an Expert systems

Pemrograman berorientasi- obyek Inferensi dan deduksi

Inheritensi dan abstraksi
1980-an Sistem hiperteks Asosiasi

1990-an Sistem database intelijen Kombinasi teknik- teknik

Pengembangan dalam teknologi untuk melakukan masukan data ke komputer secara umum berperan dalam perkembangan database secara pesat.

A. Lingkungan Mainframe

Pada mulanya, masalah utama berkaitan dengan jumlah file yang besar.

B. Sistem Manajemen Database

Lama- kelamaan, perusahaan menghadapi masalah sistem file sederhana. Kesulitan utama termasuk menemukan file yang tepat untuk informasi yang dibutuhkan, pemborosan karena duplikasi data yang sama dalam file yang berbeda, dan kurangnya standarisasi antar file.

C. Layanan Informasi On-line

Salah satu layanan database tersambung (on-line) terbesar adalah Dialog, yang sekarang mencakup ratusan database dan ratusan jutaan catatan. Banyak perusahaan mengumpulkan informasi dari layanan on-line yang harus dikaitkan secara sistematis dengan sistem informasi mereka. Ini berhubungan juga dengan kebutuhan baru, manajemen teks, yang bersama- sama dengan data grafis dan suara, membutuhkan teknologi yang lebih baik dari yang disediakan sistem database yang tradisional. Sistem multimedia tersebut semakin penting saja masalah ini.

D. Expert Systems

Sistem ahli (expert systems) membantu pengambilan keputusan tingkat tinggi dan telah sukses diterapkan dalam beberapa area seperti pengesahaan pemberian pinjaman, penentuan dimana penggalian mineral dilakukan, dan diagnosa pengobatan.

E. Pemrograman Berorientasi-Objek
Pemrograman Berorientasi- Objek meliputi pendefinisian obyek- obyek dari daftar atau kumpulan informasi yang rumit.

F. Sistem Hiperteks

Sistem hiperteks memungkinkan para pemakai untuk mengambil database dengan cara random melalui pemilihan kata- kata kunci. Aplikasi awal hipermedia dalam bisnis sangat berkaitan dengan materi- materi referensi seperti manual kebijakan dan pelatihan.

G. Sistem Database Intelejen

Sistem database intelejen merefleksikan kecenderungan penggabungan seluruh teknologi- teknologi terbaru, termasuk yang paling muktahir, ke dalam satu sistem database.

9.3 SISTEM MANAJEMEN DATABASE DAN ARSITEKTURNYA

Pada gambar 11.5 terdapat tiga tingkatan arsitektur yang relevan dengan database dan manajemen database; arsitektur tingkat konseptual, arsitektur tingkat logis, dan arsitektur tingkat fisik. Pada tingkat konseptual, database merupakan kumpulan beragam elemen informasi yang akan digunakan untuk tujuan- tujuan yang telah dipilih. Catatan dan field- field dalam database distrukturkan dan diorganisasikan dalam beberapa pola logis, sehingga membantu pembentukan struktur data logis. Terdapat tiga jenis struktur data logis yang dapat digunakan untuk mencapai tujuan tersebut, yaitu : hirarkis, jaringan, dan relasional.

A. Arsitektur Konseptual

Model data hubungan entitas- entity relationship (ER) merupakan pendeketan yang populer. Model ER menggambarkan hubungan antar segmen secara sederhana. Terdapat pula metode- metode konseptual lainnya, termasuk teknik pembuatan model berorientasi-obyek-object-oriented modeling technique (OMT), yang pada dasarnya dikembangkan untuk pemrograman berorientasi- obyek dan diadaptasi untuk pembuatan model Blaha, Premerlani, dan Rumbaugh. Kelas obyek berkaitan dengan segmen, dan obyek berkaitan dengan bagian tertentu.

B. Arsitektur Database pada Tingkat Logis : Struktur Database Logis

Hubungan- hubungan yang timbul antara segmen- segmen dalam database ditentukan oleh struktur data logis, yang juga disebut skema atau model database. Tiga model utama struktur data logis yang ada dalam literatur adalah :
1. Model pohon atau hirarkis
2. Model jaringan
3. Model relasional

Penjelasannya :

1. Model pohon atau hirarkis

Struktur pohon merupakan representasi langsung proses segmentasi yang telah di jelaskan sebelumnya.Dalam struktur pohon,setiap simpul mewakili himpunan field(misalnya,segmen),dan simpul berkaitan dengan node lain yang tingkatanya lebih tinggi dalam struktur pohon.Simpul yang lebih tinggi disebut simpul induk.Hubungan antara induk dan anak di sebut cabang.

2. Struktur jaringan

Struktur jaringan memungkinkan segmen anak memiliki lebih dari satu induk.struktur pohon dan jaringan keduanya diterapkan dengan penunjuk field(field pointer),dengan segmen lintas-hubung,seperti yang akan di bahas lebih jauh dalam bagian berikutnya.

3. Implementasi struktur-struktur pohon dan jaringan

Topik implementasi srtuktur-struktur pohon dan jaringan lebih merupakan bagian dari arsitektur fisik database di bandingkan sebagai arsitektur logis.Dalam organisasi daftar,setiap catatan memuat satu atau lebihponter(field)yang mengindikasikan alamat catatan logis berikutnya yang memiliki atribut yang sama.Catatan dapat merupakan bagian dari beberapa daftar.Daftar ini disebut organisasi multydaftar.
Dua area aplikasi sistem berdasar penunjuk field yang paling berkrmbang adalah hiperteks dan jaringan data semantik.

4. Struktur data relasional

Model relasional memandang database sebagai kumpulan dua tabel dimensional dibandingkan sebagai struktur jenis hirarkis atau jaringan.Aturan-aturan tertentu di sebut format-format normal mengatur pembuatan tabel-tabel.ketiga format normal adalah sebagai berikut:
Format normal Aturan
Format normal pertama Membagi tabel untuk mengeliminasi kelompok berulang
Format normal kedua Membagi tabel sehingga tidak ada kunci yang memntukan nilai field non-kunci.

Format normal ketiga Membagi tabel sehingga tidak ada field non- kunci yang menentukan nilai field non- kunci lainnya.

C. Arsitektur database pada tingkat fisik

Dalam pembahasan tingkat fisik arsitektur database,kita akan berfokus pada tiga metode akses file:Sekuensial,Terindeks,langsung.

1. File terakses secara sekuensial

Dalam file akses sekuensial,catatan-catatan hanya dapat di akses dalam sekuens yang telah di tentukan sebelumnya.organisasi file sekuensial bukan merupakan alat sortir data yang bermanfaat jika hanya terdapat sedikit saja catatan yang akan di akses dalam file yang memuat banyak catatan.file sekuensial bermanfaat dalam pemrosesan batch,secara normal mengakses seluruh catatan dalam file.kesimpulannya,organisasi file sekuensial bermanfaat jika di butuhkan pemrosesan batch.

2. File terindeks

Setiap atribut dapat di ekstrak dari catatan dalam file utama dan di gunakan untuk membuat file baru yang bertujuan menyediakan indeks untuk file asli.File seperti itu di sebut file terindeks atau file terinversi.File dikatakan terinversi secara penuh jika ada indeks untuk seluruh fieldnya.File sekuensial terindeks adalah file sekuensial yang tersimpan dalam DASD dan di indeks serta di sortir secara fisik dalam field yang sama.File-file tersebut umumnya berhubungan dengan file ISAM,dimana ISAM berlaku sebagai kontraksi metode akses sekuensial terindeks.Area utama(primer)merupakan bagian dari disk dimana catatan-catatan aktual di tulis.area tambahan merupakan bagian terpisah dari disk yang di lokasikan bagi file untuk memuat tambahan yang di buat,tanpa melakukan pemrosesan ekstensif terhadap file awal.

3. File terakses secara langsung

File terakses secara langsung memungkinkan catatan-catatan individual dapat di panggil secara cepat tanpa menggunakan indeks.Tranformasi random merupakan metode penyimpanan dan penempatan catatan dalam file akses langsung yang di gunakan secara luas.jadi istilah akses random sering kali di gunakan sebagai sinonim dari akses langsung.

D. Hubungan ekonomik antar teknik-teknik organisasi file

Teknik-teknik akses file yang telah di bahas(sekuensial,terindeks,dan akses langsung) cocok untuk situasi-situasi yang berbeda.gambar 11.18 mengiktisarkan kapan masing-masing teknik organisasi file di gunakan.aspek ekonomik pemrosesan file sangat ditentukan oleh rasio aktifitas(jumlah catatan-catatan yang di akses dibagi dengan jumlah catatan dalam file),dan waktu yang dibutuhkan untuk pemrosesan dan inquiri.

Teknik-Teknik organisasi file Saat terbaik Keterbatasan
Sekuensial Rasio aktifitas tinggi,seperti dalam pemrosesan batch Tidak memungkinkan untuk mengakses catatan tunggal secara cepat
Terindeks Rasio aktifitas rendah,ukuran file dari moderat sampai tinggi Pemutakhiran file membutuhkan pemutakhiran indeks-indeks
Sekuensial terindeks File harus di proses dengan pola pemrosesan batch(rasio aktifitas tinggi) dan non batch(rasio aktifitas rendah) Sama dengan sekuensial dan terindeks
Langsung Rasio aktifitas rendah,file berukuran rendah,struktur jaringan,dan struktur pohon Memerlukan kunci-kunci untuk menempatkan catatan-catatan

E. Arsitektur fisik,Perangkat keras,dan waktu tanggap

Dari sisi perangkat keras,waktu tanggap di pengaruhi oleh waktu akses fisik.ini adalah waktu yang dibutuhkan CPU untuk melakukan pemanggilan blok tunggal data dari disk,yang disebut waktu akses disk.faktor lain yang dapat mempengaruhi waktu tanggap adalah bagaimana catatan data secara fisik didistribusikan dalam disk.Dalam harddisk,data dalam trek atau silinder yang sama dapat di akses tanpa memindahkan alat baca tulis.harus di tekankan bahwa banyak sistem database yang tergantung pada kegiatan masukan atau keluaran sistem oprasinya.kebutuhan menyimpan file secara berurutanbergantung pada arsitektur fisik database dan metode akses file yang digunakannya.

PENGEMBANGAN KEPUTUSAN DAN LAPORAN-LAPORAN MANAJEMEN

 8.1 Manajer & Keputusan

PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN

Perencanaan dan pengendalian merupakan aktivitas-aktivitas fundamental yang biasa dilakukan oleh seluruh manajer. Setelah manajemen menetapkan tujuan- tujuan umum, maka manajemen akan berupaya mencapai tujuan tersebut melalui pengambilan keputusan sehari-hari.

PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Konstribusi utama seorang manager kepada perusahaan adalah pengambilan keputusan. Ada enam tahap sistematis yang biasanya dilakukan oleh seorang manager ketika mengambil keputusan dan kontrol dalam organisasi. Dalam suatu organisasi, aktifitas pengambilan keputusan dapat dikelompokkan menjadi tingkatan-tingkatan yang berbeda dan setiap tingkatan mempunyai sistem informasi yang berbeda pula. Tingkatan – tingkatan ini adalah perencanaan strategik, oengendalian manajemen, dan pengendalian oprasional

1 . Mengidentifikasikan dan mendefinisikan masalah

Merupakan bagian paling sulit dari proses pengambilan keputusan. Alasannya manajer seringkali sulit membedakan masalah itu sendiri dengan gejala-gejala dari suatu masalah.

2. Menentukan alternative masalah

Pemilihan tindakan tertentu oleh manajer. Agar manajer dapat membuat pilihan yang tepat, penting baginya untuk mengetahui setiap alternative tindakan yang tersedia.

3. Mengevaluasi alternative

Setelah alternative dianggap layak, manajer harus mengevaluasi keunggulan-keunggulan relative dari setiap alternative. Suatu kerangka kerja yang bermanfaat dalam mengevaluasi berbagai alternative adalah pendekatan manfaat-biaya ( Cost Benefit Approach)

4. Memilih alternative terbaik

Pemilihan alternative terbaik merupakan bagian paling mudah dalam proses pengambilan keputusan.Untuk memilih alternative terbaik, 2 hal yang harus dilakukan manajer :

PERANGKAT LUNAK UNTUK MENGAMBIL KEPUTUSAN 

Perangkat lunak komputer telah dikembangkan untuk membantu manager dalam pengambilan keputusan. Perangkat lunak database membantu manager untuk mengumpulkan informasi yg relevan
untuk suatu keputusan dan memungkinkan manager untuk melakukan kueri terstruktur atas informasi

dalam database. Perangkat luanak pendukung keputusan dan perangkat lunak sistem ahli menyediakan bantuan dalam melakukan perhitungan dan menyediakan saran-saran ahli mengenai keputusan managemen tertentu.

8.2 Pelaporan Kepada Manajemen

Dalam sistem informasi akuntansi manajerial, informasi mengalir dalam dua arah. Arus dari puncak ke bawah berasal dari kejadian yang terjadi pada tingkatan manajemen puncak. Kejadian tersebut dicatat, dibuatkan kesimpulan dan kepada disampaikan tingkatan manajemen yang lebih rendah. Misalkan anggaran belanja periodik, yang memberikan para manajer pernyataan kuantitatif mengenai rencana organisasi. Sedangkan arus dari bawah ke atas, berawal dari kejadian yang berlangsung pada tingkatan manajemen yang lebih rendah dalam struktur organisasi dan dilaporkan pada tingkatan manajemen yang lebih tinggi dalam bentuk laporan pertanggung jawaban.

Pemrosesan File dan Konsep Manajemen Data

Sebuah file merupakan sekumpulan informasi yang tersimpan sedemikian rupa, hingga informasi yang dibutuhkan dapat diperoleh kembali apabila dibutuhkan atau untuk penggunaan selanjutnya.

Digolongkan menurut teknik penyimpanannya, file dapat berupa file manual dan file komputer. File manual menyimpan informasi yang dapat diperoleh kembali, dibaca dan digunakan oleh manusia. Sedangkan file komputer menyimpan informasi yang tidak dapat diperoleh kembali oleh manusia tanpa bantuan pemrosesan komputer.

File manual sebagian besar menggunakan filing cabinet sebagai sarana penyimpanan. Namun apapun bentuk sarana penyimpanannya, file manual menggunakan metode yang sama untuk menyusun rekaman yang ada di dalamnya.

Menurut jenisnya file komputer terbagi menjadi :

- File Master

- File Transaksi

- File Cadangan (backup)

- File Arsip

- File Kasar (Scratch File)

Sistem akuntansi yang memakai komputer secara rutin menggunakan prosedur tertentu saat memproses file komputer. Operasi yang lazim pada file komputer yaitu memperbarui (update), memelihara, mengurutkan (sortir) dan menggabungkan (merge).

Untuk mengelola data digunakan suatu sistem perangkat lunak yang disebut Sistem Manajemen Database (SMD) yang merupakan seperangkat program komputer yang mengendalikan akses kepada database yang dilakukan oleh pengguna dan program aplikasi. Sistem ini memisahkan cara data secara fisik disimpan pada sarana penyimpan sekunder. SMD tidak hanya mengelola data itu sendiri tetapi juga hubungan antar data. Setiap apliksi perangkat lunak SMD mengasumsikan suatu model struktural untuk data. Model struktural yang lazim adalah struktur pohon, jaringan, dan relasional.

  

1. Jenis-jenis laporan 

Laporan perencanaan umumnya berbentuk anggaran dan bermanfaat untuk membantu manajer dalam mengalokasikan dan memperoleh sumber daya untuk operasi perusahaan dimasa yang akan datang. Laporan pengendalian membantu manajer meyakinkan dirinya bahwa operasi berjalan sesuai rencana.Laporan operasional berfokus pada keadaan operasi sekarang dalam perusahaan. Tujuannya utamanya adalah untuk membantu individu-individu dalam melakukan aktivitas operasional sehari-hari.

2. Sistem Pelaporan Keuangan dan Biaya

Sistem ini berfokus pada pembuatan atau penyajian laporan-laporan tradisional, yaitu laporan laba rugi, laporan posisi keuangan. Terdapat 2 jenis sistem akuntansi biaya yaitu: sistem biaya atas order kerja dan sistem biaya atas proses.

3. Sistem Pelaporan Akuntansi Pertanggung jawaban

Menyatakan bahwa seluruh kejadian dalam lingkungan perusahaan dapat ditelusuri ke pertanggung jawaban individu tertentu. Sistem akuntansi pertanggungjawaban biasanya mampu mengalokasikan biaya ke pusat-pusat pertanggungjawaban yg relevan.

4. Sistem Pelaporan Profitabilitas

Pelaporan ini tidak hanya bermanfaat sebagai alat bantu dalam melakukan evaluasi. Disamping itu, pelaporan profitabilitas memiliki keunggulan yaitu memberi pandangan kepada masing-masing manajer mengenai konstribusi unit-unit organisasi terhadap laba perusahaan secara keseluruhan.

7. Pengembangan Sistem : Suatu Survei

7.1  Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Pengembangan system adalah proses memodifikasi atau mengubah bagian atau keselurug system informasi. Dalam terminology system informasi, pemakai atua pemakai akhar merupakan fungsi organisasional yang berbeda dengan fungsi system informasi yang membutuhkan pemrosesan data komputer. Fungsi system informasi terpisah dan fungsi pemakai, fungsi system informasi itu sendiri bukanlah pemakai.

1. Analisis Sistem

Analisis system bertanggung jawab untuk pengembangan rancangan umum aplikasi-aplikasi system.

Terdapat 4 tahap umum dalam analisis system yaitu :

1.       Surve system berjalan

2.       Mengidentifikasi kebutuhan informasi pemakai

3.       Mengidentifikasi kebutuhan system yang perlu untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai

4.       Penyajian laporan analisis system

2. Perancangan (Desain) Sistem

Perancangan system merupakan formulasi spesifikasi rinci dari system yang di usulkan. Terdapat 3 tahap dalam perancangan system yaitu :

1.       Evaluasi rancangan alternative dari system yang di usulkan

2.       Penyajian spesifikasi rancangan rinci

3.       Penyajian laporan perancangan system

3. Implementasi

Implementasu terjadi manakala system baru telah terpasang dan berjalan di dalam peralatan komputer, kemudian output disediakan bagi pemakai sebagai perlengkapan proses pengembangan system.

7.2 Standar-Standar Dokumentasi

Standart dokumentasi menunjukan kebutuhan dokumentasi yang harus dikembangkan selama proyek pengembangan system

Jenis-jenis dokumentasu siklus hidup pengembangan system.

1.       Studi kelayakan

2.       Diagram arus logika

3.       Kamus data

4.       Spesifikasi pemakai

5.       Desain konseptual

6.       Laporan desain system

7.       Bagan alur dan table keputusan

8.       Deskrifsi program

9.       Prosedur-prosedur operasi, manual operasi

10.   Deskrifsi file, prosedur-prosedur, masukan data

11.   Rencana pengubahan (konversi)

12.   Rencana pengujian

13.   Skedul operasi dan perawatan

14.   Rencana audit

15.   Komentar pemakai

7.3 Teknologi Dan Praktik Peng-kembangan Sistem

Ada beberapa teknologi yang dapat digunakan dalam praktik-praktik pengendalian

1.       Pengendalian produktivitas analis/pemograman

fungsi analis adalah dokumentasi eksplisit hubungan antara analis dengan pemakai.

2.       Pemograman terstuktur

Yaitu konsep yang berkaitan dengan gaya pemograman umum dan dalam sebagian besar fprmart abstraknya merupakan jenis dari logika symbol yang berkaitan dengan ketepatan dengan perancangan program.

3.       Computer-aided software engineering ( CASE )

Yaitu proses yang menggunakan teknologi perangkat lunak komputer yang menunjang bidang rakayasa otomatis untuk mengenbangkan dan memelihara perangkat lunak.

4.       Teknoligi berorientasi objek

Mencakup pemograman berorientasi objek dan database berorientasi objek.

5.       Keterlibatan auditor dalam pengembangan system

Auditor internal harus berpartisipaso dalam proses pengembangan system untuk menyakinkan bahwa audit yang diperlukan dan lingkup pengendalikan dibangun dalam system yang berdasarkan komputer

7.4 Perencanaan Dan PengOrganisasian Proyek Sistem

Secara operasional, teknik manajemen proyek adalah pusat dari siklus hidup pengembangan system yang terkendali dengan baik. Istilah proyek mempunyai makna sebagai aplikasi spesifik yang disetujui dalam suatu pengembangan. Jika telah disetujui manajemen proyek dimulai dan akan memperhatikan masalah-masalah terinci analisis, perancangan, pemograman, pengujian, implementasi, operasi, dan pemeliharaan proyek.

Langkah-langkah dalam manajemen proyek system termasuk :

1.       Seleksi proyek

2.       Penetapan tim proyek

3.       Perincian proyek kedalam tahap-tahap dan tugas-tugas

4.       Estimasi proyek

5.       Kecenderungan kelebihan biaya.

6. Aplikasi Siklus Produksi Dan Keuangan

Aplikasi siklus produksi dan keuangan. Siklus produksi memproses transaksi akuntansi yang mencatat empat peristiwa ekonomu diantaranya permintaan barang dan jasa oleh pelanggan, pengiriman barang atau jasanya, permintaan pembayaran, dan tanda terima pembayaran.

6.1 Aplikasi-Aplikasi Siklus Produksi.

Ada empat aktivitas dasar dalam siklus produksi

·         Perancangan Produk

Desain produk dapat didefinisikan sebagai generasi ide, pengembangan konsep, pengujian dan pelaksanaan manufaktur (objek fisik) atau jasa. Desainer produk konsep dan mengevaluasi ide-ide, membuat mereka nyata melalui produk dalam pendekatan yang lebih sistematis. Peran seorang desainer produk meliputi berbagai karakteristik manajer pemasaran, manajer produk, industri dan desain insinyur perancang.

·         Perencanaan dan penjadwalan

Perencanaan dan penjadwalan adalah satu kegiatan yang sangat penting untuk meningkat efisiensi dalam organisasi pemeliharaan dan untuk mencapaipemeliharaan tingkat dunia.

·         Operasi produksi

Operasi adalah kegiatan merubah bentuk bukan pada hasilnya. Kegiatan operasi dapat dilakukan oleh lembaga pencari laba, misalnya perusahaan mebel, jasa angkutan, dan lembaga bukan pencari laba, “misalnya panti asuhan”. Pengertian dari produk adalah kegiatan menghasilkan barang untuk tujuan memperoleh keuntungan. Pengertian ini terlalu sempit, sebab produksi juga dapat menghasilkan jasa, baik untuk tujuan memperoleh keuntungan atau tidak.

·         Akuntasi biaya

Suatu bidang akuntansi yang diperuntuhkan bagis proses pelacakan, pencatatan, dan analisa terhadap biaya-biaya yang berhubungan dengan aktivitas suatu organisasi untuk menghasilkan barang atau jasa. Biaya didefinisikan sebagai waktu dan sumber daya yang dibutuhkan dan menurut konvensi diukur dengan satuan mata uang.

6.2 Aplikasi Siklus Keuangan

Siklus ini memproses dua kejadian ekonomi, perolehan capital dan penggunaan capital untuk memproleh pemilikan. System aplikasi dalam siklus keuangan yaitu :

·         System pemilikan

System berasal dari bahasa latin (sytema) dan bahasa yunani (sustema) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi. Materi atau energy untuk mencapai suatu tujuan, sedangkan kepemilikan adalah kekuasaan yang didukung secara social untuk memegang control terhadap sesuatu yang dimiliki secara eksklusif dan menggunakannya untuk tujuan pribadi. Jadi system pemilikan adalah sebuah komponen atau elemen yang dimiliki secara eksklusif serta memegang control terhadap sesuatu.

·         Sistem catatan jurnal

Pencatatan transaksi keuangan, transaksi meliputi, penjualan, pembelian, pendapatan, dan pengeluaran oleh perseorangan maupun organisasi. Pembukuan biasanya dilakukan oleh seorang ahli pembukuan.

·         System pelapor keuangan

Laporan keuangan adalah catatan informasi keuangan suatu perusahaan pada suatu periode akuntansi yang dapat digunakan untuk menggambarkan kinerja perusahaan tersebut. Laporan keuangan adalah bagian dari proses pelapor keuangan. Laporan keuangan yang lengkap biasanya meliputi.

1.      Laporan neraca

2.      Laporan laba/rugi

3.      Laporan perubahan ekuitas

4.      Laporan perubahan posisi keuangan yang dapat disajikan berupa laporan arus kas atau laporan arus dana

5.      Catatan dan laporan lain serta materi penjelasan yang merupakan bagian integral dari laporan keuangan