10 SISTEM PEMROSESAN DATA ELEKTRONIK

Sistem Input

Sistem input tebagi dua, yaitu sistem input berbasis kertas dan sistem input tanpa kertas.

10.1  Sistem Input/Masukan.

Sistem - sistem masukan dengan kertas.
Dalam beberapa sistem akuntansi yang terkomputerisasi, masukan-masukan ke sistem akuntansi berupa dokumen sumber yang di tulis tangan atau di ketik. Setiap tahap pemrosesan masukan sebagai berikut:

Ø  Penyiapan dan pelengkapan dokumen sumber.

Ø  Pengiriman dokumen-dokumen sumber ke pemrosesan data.

Ø  Masukan data.

Ø  Pengeditan data program

1. Persiapan dan pengisian dokumen sumber

Dokumen sumber seperti order penjualan disiapkan  secara manual. Kesalahan yang mungkin terjadi pada tahap ini diminimalkan dengan merancang dokumen sumber yang baik dan mudah dipahami.

2. Pengiriman dokumen sumber ke bagian pengolahan data

Batch control total dan register data yang dikirimkan merupakan pengendalian dasar atas transfer data antara departmen pengguna dengan departemen pengolahan data. Tidak adanya atau tidak memadainya pengendalian atas data yang dipindahkan dari departemen pengguna ke departemen pengolahan data mengindikasikan adanya kelemahan yang cukup signifikan.

3. Data Entry

Setelah dokumen sumber (seperti faktur) diterima oleh departemen  pengolahan data dokumen tersebut secara manual diketikkan menggunakan terminal PC dan kemudian di simpan kedalam disk. Key verification merupakan satu prosedur pengendalian yang berguna untuk mendeketeksi kesalahan pengetikan. Dalam pengecekan ini, setiap dokumen sumber merupakan data file data.

4. Tehnik Program Editing Data

Pengendalian data bisa jadi diterapkan untuk setiap struktur data (karakter, field, record, dan file).  Salah satu cara yang dapat digunakan untuk mengedit kewajaran adalah dengan membuat file tabel yang berisi nilai yang legal untuk setiap field di dalam tabel.

Sistem - sistem pemasukan tanpa ketas. Dalam sistem-sistem masukan tanpa kertas (paperless input system ) , kadang-kadang di sebut juga sistem masukan online, transaksi-transaksi di masukan secara langsung ke dalam jaringan komputer, dan kebutuhan pengetikan dalam dokumen sumber di kurangi. Sistem masukan tanpa kertas membutuhkan intervensi manusia umumnya memlalui dua tahapan yaitu entry data dan edit data, dan transfer ke sistem aplikasi komputer pusat. Sistem tanpa kertas yang tidak membutuhkan keterlibatan manusia, Transaksi-transaksi di proses dari awal sampai akhir tanpa keterlibatan manusia : pemrosesan transaksi otomatis secara penuh. Salah satu aplikasi tekhnologi ini adalah networked vending machine (NVM) .

Contoh Sistem tersebut :

1. Sistem input tanpa kertas yang memerlukan intervensi manusia

Ada berbagai jenis sistem input tanpa kertas dimana pengguna memasukkan transaksi langsung ke dalam komputer. Sistem ini mencakup sistem entry data manual online data sistem identifikasi otomatis seperi sistem point of sales(POS). Sistem entry data manual online : pengguna secara manual mengetikan transaksi kedalam sistem komputer. Sistem identifikasi otomatis : barang dagangan dan item lain diberi kode yang dapat dibaca oleh mesin. Transaksi sistem input tanpa kertas yang melibatkan intervensi manusia biasanya diproses melalaui dua fase :

Ø  Input (entri) data dan editing data : program pengeditan data secara utuh pada sistem input tanpa kertas sering dijalankan pada saat transaksi direkam ke dalam sistem.

Ø  Pengiriman data ke sistem aplikasi host : dalam sistem tanpa kertas yang terpusat, transaksi biasanya diinput langsung ke dalam komputer pusat melalui terminal data.

2. Sistem input tanpa kertas yang tidak memerlukan intervensi manusia.

Transaksi yang sepenuhnya otomatis, pemrosesan transaksi dari awal sampai akhir tidak melibatkan intervensi manusia. Salah satu aplikasi yang menggunakan teknologi ini adalah network vending machine (NVM), contoh teknologi NVM adalah pompa bahan bakar POS. Aplikasi pengolahan transaksi yang sepenuhnya otomatis yang juga penting adalah electronic data interchange (EDI) dan electronic fund transfer (EFT).

10.2  Sistem Pemrosesan.

1.Sistem pemrosesan berdasarkan kertas. 

Transaksi-transaksi di masukkan kedalam komputer dalam batch yang di proses secara periodik. Contoh pemrosesan secara batch adalah laporan jam kerja mingguan untuk membuat cek pembayaran gaji. Pemrosesan secara batch dengan pemutahiran file secara berurutan, pemrosesan dalam sistem semacam ini mencakup tahap-tahap berikut:

Ø  Penyiapan file transaksi.

Ø  Pemutahiran file induk.

Ø  Pemutahiran buku besar.

Ø  Penyiapan laporan buku besar.

Pemrosesan batch dengan pemutahiran file akses random, tahap-tahapnya sebagai berikut :

1.      Catatan di baca dari file transaksi

2.      Nilai kunci catatan transaksi digunakan untuk mengakses secara random

3.      Catatan dalam file induk di mutahirkan dalam memori dan kemudian ditulis

ulang ke file data

2. Sistem Pemrosesan tanpa kertas. 

Dalam sistem pemrosesan tanpa kertas , baik pemrosesan batch maupun tepat waktu dapat di lakukan dengan pemrosesan tepat waktu, kadang-kadang disebut online realtime processing. Pemrosesan batch dalam sistem pemrosesan tanpa kertas mirip dengan pemrosesan batch dalam sistem berdasar kertas. Perbedaannya adalah voucher jurnal diganti dengan fungsi yang serupa tetapi secara elektronik dan buku besar di mutahirkan secara otomatis secara periodik. Pemrosesan tepat waktu dalam sistem pemrosesan tanpa kertas, keuntungan utama dalam pemrosesan tanpa kertas adalah memungkinkan untuk melakukan pemrosesan tepat waktu.

10.3 Sistem Keluaran. 

Sistem keluaran dapat berupa sistem dengan kertas, tanpa kertas atau antara keduanya. Sebagian besar sistem dengan kertas dan berorientasi batch dengan pemrosesan file sekuensial mengahislkan volume jeluaran yang besar. Sebagai contoh hasil cetak keluaran file piutang dagang dapat digunakan untuk melihat saldo pelanggan individual. Pengendalian ekeluaran di rancang untuk mengecek bahwa hasil pemrosesan telah berupa keluaranb yang sah dan keluaran tersebut telah didistribysikan secara memadai. Kelompok pengendalian PDE terpisah seriungkali dibentuk untuk memonitor operasi PDE. Kelompok pengendalian PDE menrupakan bagian dari fungsi audit intern perusahaan. Distribusi keluaran harus dikendalikan untuk meminimalkan akses tidak sah terhadaop data-data penting. Distribusi keluaran di kendalikan melalui dokumentasi dan penyeliaan. Umumnya, register distribusi keluaran dibuat untuk mengendalikan disposisi laporan.