Perancangan Formulir dan Pertimbangan-Pertimbangan Penyimpanan Catatan

Untuk menyimpan catatan dan memisahankan semua kegiatan transaksi kita bias membuat suatu formulir. Fomulir yang kita buat harus jelas dan memuat seluruh isi kegiatan.

Manfaat :

1.  Untuk meminta dilakukannya suatu tindakan.
2.  Untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan

Sistem Kode Akun Untuk Pemrosesan

transaksi

Suatu sistem pengkodean berisi character set, yaitu satu set simbol yang telah ditentukan sebelumnya yang digunakan untuk mengidentifikasi obyek. Pengolahan data akuntansi sangat tergantung pada penggunaan kode untuk mencatat, mengklasifikasikan, menyimpan dan mengambil data keuangan.

- Tujuan pengkodean :

- Mengidentifikasikan data akuntansi secara unik

- Meringkas data

- Mengklasifikasikan rekening atau transaksi

- Menyampaikan makna tertentu

Ada 5 metode pemberian kode rekening, yaitu :

- Kode Angka atau Alphabet Urut (numerical or alphabetical-sequence code)

- Kode Angka Blok (block numerical code)

- Kode Angka Kelompok (group numerical code)

- Kode Angka Desimal (decimal code)

- Kode Angka Urut Didahului dengan Huruf (numerical sequence preceded byan

  Alphabetic reference)

PERANCANGAN SISTEM TATA BUKU BERPASANGAN

          System berpasangan adalah system pencatatan semua transaksi ke dalam dua bagian, yaitu debet dan kredit. Kemudian kedua bagian ini diatur sedemikian rupa sehingga selalu seimbang. Metode penyusunan tata buku berpasangan ada 2 yaitu metode ayat-ayat pendahan tunggal dan metode ayat-ayat pindahan berumpun (kolektif).

KOMPONEN-KOMPONEN SISTEM PEMROSESAN TRANSAKSI

Sistem Pemrosesan Transaksi
1. Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing System disingkat TPS) adalahsistem yang menjadi pintu utama dalam pengumpulan dan pengolahan data pada suatuorganisasi. Sistem yang ber-interaksi langsung dengan sumber data (misalnya pelanggan)adalah sistem pengolahan transaksi, dimana data transaksi sehari-hari yang mendukungoperasional organisasi dilakukan. Tugas utama TPS adalah mengumpulkan danmempersiapkan data untuk keperluan sistem informasi yang lain dalam organisasi,misalnya untuk kebutuhan sistem informasi manajemen, atau kebutuhan sistem informasieksekutif.

2. Teknik pengolahan data yang biasa diperoleh ada empat macam, yaitu: Batch processing : data yang diperoleh dari sumber data biasanya dikumpulkan atauditumpuk, lalu diproses pada waktu-waktu tertentu, misalnya data dikumpulkan antarajam 8:00 sampai dengan jam 12:00, kemudian diproses mulai jam 14 Online processing : data yang diperoleh dari sumber data langsung diproses pada saatditerima, yang mungkin terjadi adalah antrian data untuk menunggu giliran, misalnyapemrosesan yang dilakukan pada saat melakukan transaksi online di depan teller bank.* Real-time processing : pemrosesan data tidak boleh ditunda karena waktu sangat kritis,penundaan pengolahan dapat mengakibatkan sesuatu yang fatal. Misalnya pengolahandata hasil pemantauan aktivitas gunung berapi.* Inline processing : biasa juga disebut sebagai hybrid-processing, yaitu kombinasi antarabatch-processing dan online-processing. Misalnya pengolahan transaksi di supermarket,dimana transaksi penjualan melalui POS (point of sale) langsung dilakukan (online),tetapi pengolahan lebih lanjut tentang persediaan barang dilakukan setiap jam 10:00malam.

3. Komponen-komponen Sistem Pemrosesan Transaksi
 
A. Dokumen Sumber
Kebanyakan transaksi dicatat pada dokumen sumber, selain menyediakancatatan-catatan tertulis dokumen sumber berfungsi :a. Memicu meng-otorisasi operasi fisik Sebagai contoh surat pesanan penjualan meng-otorisasi pengiriman barang dangangguan kepada pelanggan.b. Memantau arusfisik Misalnya surat pesanan penjualan digunakan untuk memperlihatkan pergerakanbarang pesanan dari gudang ke tempat pengiriman.c. Mencerminkanakuntabilitas atas tindakan yang diambilMisalnya tagihan dari pemasok diparaf untuk memperlihatkan bahwa tagihanini sudah diperiksa kebenarannya.d. Menjaga kemutakhiran dan kelengkapan basis dataSebagai contoh kopi faktur penjualan digunakan untuk memutakhirkan saldodalam catatan sediaan. Catatan pelanggan dan kemudian diarsipkan untuk kepentingan riwayat penjualan.e. Menyediakan data yang dibutuhkan untuk keluaranMisalnya data dalam surat pesanan penjualan digunakan untuk menyiapkanfaktur penjualan dan ikhtiar penjualan.

 B. Jurnal dan Register 

Jurnal dan register merupakan catatan akunting yang memuat data dalamurutan kronologis. Jurnal merupakan catatan akunting formal awal dalam sistemmanual. Mengikhtiarkan data transaksi dalam satu keuangan. Register berfungsisebagai pengganti jurnal atau catatan kronologis atau buku harian untuk data atauperistiwa yang tidak bersifat keuangan.

C. Buku Besar dan Arsip
Buku besar (ledger) mengikhtiarkan status perkiraan dalam satuankeuangan. Nilai transaksi yang muncul dalam jurnal dipindahkan atau diposkan kepos perkiraan yang sesuai. Melalui proses posting ini status setiap perkiraan yangterpengaruh dimutakhirkan dengan menaikkan atau menurunkan saldo perkiraansebesar nilai transaksi. Jadi, jika jurnal menekankan pada kegiatan transaksi, bukubesar menekankan pada status perkiraan.

D. Laporan dan Dokumen
Berbagai laporan umumnya dihasilkan dari pemrosesan transaksi. Salah satujenis keluaran laporan dikenal sebagai laporan keuangan. Sejumlah besar dokumenoperasional juga dihasilkan oleh sistem pemrosesan transaksi. Beberapa daridokumen ini dihasilkan untuk memicu tindakan. Dokumen lain dihasilkan untuk mencatat tindakan-tindakan yang telah diselesaikan. Dokumen operasional tertentuyang disiapkan oleh sistem pemrosesan transaksi perusahaan menjadi masukandokumen sumber untuk pemrosesan lebih lanjut.

E. Bagian Perkiraan dan Kode Lainnya
Transaksi akunting harus diklasifikasikan dan dikodekan sebelum diposkanke dalam buku besar. Bagan perkiraan merupakan daftar berkode dari perkiraan-perkiraan yang termuat dalam buku besar umum perusahaan. Pada dasarnya, inimerupakan struktur data keuangan perusahaan. Bagan perkiraan ini bukan sajamemungkinkan pengklasifikasian dan pengkodean data transaksi melainkan jugamenyediakan elemen-elemen data rinci untuk menyusun dan menyajikan informasidalam laporan keuangan.

F. Rangkaian Audit
Rangkaian audit adalah seperangkat mata rantai yang dibentuk oleh elemen-elemen pemrosesan transaksi pokok. Rangkaian audit merupakan alat untuk melakukan penelusuran dari dokumen-dokumen sumber melalui jurnal dan buku
besar sampai ke total ikhtisar dalam laporan keuangan atau keluaran keuanganlainnya, dan sebaliknya. Disamping membantu audit sistem pemrosesan transaksi.Rangkaian audit memungkinkan :(1) Koreksi kesalahan yang terdeteksi(2) Menjawab pertanyaan(3) Rekonstruksi arsip

G. Tindakan Pengendalian dan Pengamanan
Pemrosesan transaksi yang baik menuntut adanya berbagai tindakanpengendalian dan pengamanan. Contoh pengendalian yang telah dijelaskan meliputibagan perkiraan, perkiraan pengendali, rangkaian audit, dan metode pemrosesansekali tulis. Pengendalian seperti itu harus didukung dengan dokumentasi yangmemadai, meliputi : (1) manual prosedur, dan (2) uraian tanggung jawab yangdibebankan kepada mereka yang terlibat dalam pemrosesan transaksi.4.Ada empat tugas pokok dari sistem pengolahan transaksi, yaitu:

1. Pengumpulan Data : setiap organisasi yang ber-interaksi langsung denganlingkungannya

    alam penyediaan jasa dan produk, pasti memerlukan sistem yangmengumpulkan 

    data transaksi yang bersumber dari lingkungan.

2. Manipulasi Data : data transaksi yang dikumpulkan biasanya diolah lebih dahulu

    sebelum disajikan sebagai informasi untuk keperluan bagian-bagian dalam organisasi

    atau menjadi bahan masukan sistem informasi yang lebih tinggi. Beberapa tugasmanipulasi

    data adalah sebagai berikut:

1. Klassifikasi : 

 data dikelompokkan menurut kategori tertentu, misalnya menurutjenis kelamin,

 menurut agama, menurut golongan, dsb.

2. Sortir :           

data diurutkan menurut urutan tertentu agar lebih mudah dalam pencariandata,

misalnya di-sortir menurut abjad nama, atau menurut nomer induk, dsb.
 
3. Perhitungan :

melakukan operasi aritmetika terhadap elemen data tertentu,

misalnyamenjumlahkan penerimaan dan pengeluaran setiap hari, 

atau menghitung jumlahhutang pelanggan, dsb.

·                                   Pengikhtisaran : melakukan peringkasan data (summary) seperti sintesa data

                                                menjadi total, sub-total, rata-rata, dsb.

·                                   Penyimpanan data : data transaksi harus di-simpan dan dipelihara sehingga selal

                                                       siap memenuhi kebutuhan para pengguna.

·                                    Penyiapan dokumen :beberapa dokumen laporan harus disiapkan untuk

                                                         memenuhikeperluan unit-unit kerja dalam organisasi

·         Tujuan Pemrosesan Transaksi Yaitu : 

      pertukaran ekonomi dengan pihak-pihak eksternal (berupa : pembelian persediaandan penjualan barang dan jasa) dan internal (berupa, penyusutan aktiva tetap dan aplikasitenaga kerja)

·         Contoh Penggunaan Salah satu pemrosesan transaksi dengan sistem online adalah SMS-Banking yang tidak lain merupakan bentuk perwujudan pertama kali dari Mobile Banking (m-banking) dengan didasari prinsip Internet Banking,

yakni merupakan salah satu bentuk electronicchannel yang memungkinkan nasabah mengakses bank serta melakukan transaksiperbankan dalam hitungan menit kapanpun waktunya dan dimanapun tempatnya denganmengunakan perangkat telepon seluler yang dimiliki seperti halnya melakukan transaksidi anjungan tunai mandiri (ATM).

ARUS TRANSAKSI : TINJAUAN SIKLUS

Arus Transaksi Melalui Siklus Akunting (Sistem Pemrosesan Transaksi Sederhana)

Tiap-tiap sistem pemrosesan transaksi menggabungkan komponen-komponen yang telah disinggung sebelumnya ketika transaksi menjalani keseluruhan siklus akunting. Pada bagian ini kita menelusuri arus penjualan, penerimaan tunai, pembelian, pengeluaran tunai, dan transaksi pembayaran gaji.

A.     Transaksi Penjualan

Untuk kepentingan siklus akunting, arus dimulai dengan dokumen sumber yang dikenal sebagai faktur penjualan. Data dari tiap-tiap faktur penjualan : (1) dimasukkan ke dalam jurnal penjualan, dan (2) diposkan sebagai debet ke perkiraan pelanggan dalam buku besar pembantu piutang.

B.     Transaksi Penerimaan Tunai

Cek yang diterima dari pelanggan merupakan dokumen sumber yang mengawali pencatatan sebagian besar transaksi penerimaan tunai. Tetapi, karena cek sebenarnya adalah uang tunai, ia tidak boleh digunakan dalam pemrosesan. Sebagai gantinya, dokumen yang dinamakan tanda bukti penerimaan disiapkan. Nilai yang terlihat dalam bukti penerimaan kemudian : (1) dimasukkan ke dalam jurnal penerimaan tunai, dan (2) diposkan sebagai kredit ke catatan pelanggan pada buku besar pembantu piutang usaha.

C.     Transaksi Pembelian

Jika terjadi transaksi pembelian, dapat dilakukan salah dari tindakan berikut, yakni : (1) tagihan digunakan sebagai sumber langsung jumlah yang dimasukkan ke dalam jurnal pembelian atau register tagihan, (2) tagihan terlebih dahulu dipindahkan ke voucher pengeluaran, dan dari sini nilai kewajiban tersebut dimasukkan ke dalam register voucher.

Arus transaksi disebut juga arus kas adalah arus masuk dan arus kas atau setara kas (cash equivalent) atau investasi yang sifatnya sangan likuid, berjangka pendek dan yang tepat dapat di jadikan kas dalam jumlah tertentu tanpa menghadapi resiko perubahan nilai yang signifikan (Ikatan Akuntansi Indonesia).

Arus Kas adalah arus kas masuk operasi dengan pengeluaran yang dibutuhkan untuk mempertahankan arus kas operasi dimasa mendatang (Brigham dan Houston 2001 : 47). Dari kedua pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa Arus Kas adalah arus kas masuk dan arus kas keluar atau setara kas dalam periode tertentu yang berjangka pendek dalam pengelolaan uang yang dimiliki perusahaan.

Siklus Akuntansi

Salah satu definisi akuntansi adalah suatu mencatat, menggolongkan, menganalisa, menafsirkan dan menyajikan laporan keuangan dalam suatu perusahaan secara sistematis. Jadi jelas dalam hal ini bahwa akuntansi menjadi infoirmasi dilakukan dengan melalui beberapa tahap sehingga tahapan tersebut menjadi suatu siklus yang disebut siklus akuntansi. Siklus secara sederhana dapat digambarkan sebagai berikut :

Elemen-Elemen Siklus Akuntansi

Beberapa elamen yang dapat dijelaskan dalam siklus di atas adalah sebagai berikut :

1    

      Buku Transaksi

Merupakan seluruh dokumen yang digunakan untuk mencatat setiap transaksi yang terjadi dalam suatu perusahaan. Contoh bukti transaksi antaralain kwitansi, faktur, cek, bukti kas keluar dan lain-lain

            Jurnal

Jurnal merupakan catatan akuntasi yang pertama yang digunakan melakukan pencatatan, pengklasifikasian dan peringkasan data keuangan.

            Buku besar

Buku besar atau General Ledger merupakan buku yang digunakan untuk melakukan peringkasan, pengklaxifikasian data-data keuangan yang berasal dari data jurnal dari hasil proses posting

      Buku pembantu

Buku pembantu merupakan buku yang terdiri dari rekening-rekening pembantu yang berisi rincian data keuangan yang tercantum dari rekening tertentu yang ada dalam buku besar (dalam perusahaan dagang)

5       Laporan Keuangan

Laporan keuangan merupakan hasil akhir dari proses pengolahan data akuntasi berapa Nearaca, Laporan Laba, Lapangan Perubahan Modal, Arus Kas dan lain-lain

Pengenalan Pemrosesan Transaksi

Ada 3 Metode Proses Data, Yaitu:

1.      Terminal Entry/On-Line Processing

Misalnya sebuah faktur penjualan dimasukkan ke komputer lewat terminal. Faktur ini langsung diproses untuk dicatat dalam file piutang dan penjualan.

Penjelasan dari gambar 1. Memproses transaksi sampai selesai, termasuk Up-date data dalam master file atau data base, langkah-langkahnya sebagai berikut :

1. Data (transaksi) yang diterima dimasukkan ke komputer lewat terminal segera data transaksi terjadi itu terjadi
2. Komputer melakukan pengecekan validitas transaksi. Jika ada kesalahan maka pesan tentang kesalahan itu akan nampak pada layar monitor.
3. Bila data (transaksi) itu tidak mengandung kesalahan, maka komputer akan memproses data transaksi itu dan hasilnya akan nampak pada layar monitor.

Lihat gambarnya:

Penggunaan cara ini akan menghasilkan master file yang selalu sesuai dengan keadaan, karena setiap kali terjadi transaksi, langsung diroses dan akibatnya master file juga berubah sesuai dengan transaksi itu. Cara ini sebaiknya digunakan untuk transaksi-transaksi yang master filenya harus selalu up-todate.

Contoh: file persediaan bahan baku akan disesuaikan (up-date) dengan transaksi pembelian dan pengeluaran bahan baku. Oleh perusahaan sudah ditentukan bila suatu jenis persediaan mencapai titik minimum maka akan dikeluarkan order pembelian untuk bahan tersebut. Penulisan order pembelian ini dilakukan oleh komputer secara langsung apabila suatu jenis persediaan bahan mencapai titik minimum. Dalam keadaan seperti ini persediaan yang sudah mencapai titik minimum akan akan menghidupkan program pembelian (triggered transaction), oleh karena itu file persediaan bahan harus selalu selalu sesuai dengan kenyataan, agar tidak sampai terjadi penulisan order pembelian ulang hanya karena pembelian yang baru datang terlambat dimasukkan ke komputer.

Disamping kelebihan diatas, cara ini mengandung kelemahan, yaitu: bila ada kesalahan, dan kesalahan itu sudah diproses, maka file yang salah akan salah akan sulit dibetulkan karena mungkin kesalahan ini sudah menghidupkan program berikutnya.

Misalnya pembelian bahan sebanyak 1.000 unit hanya dimasukkan ke komputer sebanyak 200 unit. Bila ada pengeluaran bahan, mungkin sekali file persediaan bahan akan menunjukkan saldo minimum, sehingga program order pembelian yang baru. Dengan demikian ada 2 kesalahan, yaitu dalam master file persediaan dan dalam penerbitan order pembelian. Untuk menghilangkan kelemahan ini perlu diadakan pengawasan yang ketat terhadap masukan (input).

2.      Terminal Entry/Batch Processing

Langkah-langkahnya sebagai berikut :

a.       Data (transaksi) yang terjadi dimasukkan lewat terminal pada saat transaksi terjadi.

b.      Validitas transaksi dicek dengan menggunakan file data reference. Pengecekan ini dapat dilakukan oleh komputer utama. Mini komputer, atau intelligent terminal. Bila ada kesalahan, maka pesan akan nampak pada layar monitor.

c.       transaksi yang valid disimpan dalam file transaksi yang setiap periode (harian, mingguan, atau periode lain) akan diproses.

Contohnya: pengeluaran kas. Apabila perusahaan akan membayar hutang, maka transaksi pengeluaran kas memerlukan data reference yang ada dalam file hutang. Dalam file hutang ini dapat diketahui jumlah yang harus dibayar, nomor faktur, tanggal pembelian dan lain-lainnya. Transaksi pengeluaran kas ini dimasukkan lewat terminal pada saat terjadinya, tetapi prosesnya baru dilakukan setiap periode.

Lihat gambarnya:

3.      Batch Entry/Batch Processing

Batch Entry adalah proses memasukkan sekelompok data ke dalam komputer sekaligus untuk diproses secara bersama-sama. Yang masih menjadi masalah adalah cara yang digunakan untuk memasukkan data ke komputer, karena sekelompok data harus dimasukkan pada waktu yang bersamaan

Salah satu cara yang dapat digunakan adalah dengan menggunaka card reader yang membaca kartu plong. Dalam hal ini data (transaksi) perlu diubah bentuknya ke dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin (machine readable form) atau data dapat diubah kedalam bentuk yang dapat dibaca oleh komputer dan dismpan dalam disk (baik harddisk maupun floopy disk) dan pita(baik kertas maupun magnetis). Untuk dapat menggunakan cara ini diperlukan alat yang digunakan untuk memasukkan data kedalam disk atau pita.

Batch processing dapat memanfaatkan kontrol total untuk pengecekan, setiap batch dapat diberi nomor yang berguna untuk reference. Tetapi karena transaksi yang akan diproses itu harus dikumpulkan lebih dahulu, maka file yang ada tidak selalu up-to-date.

Proses data (transaksi) dengan menggunakan metode batch processing dapat dilakukan dalam bentuk yang berbeda. 2 urutan data yang dapat digunakan , yaitu :

a.      Urutan data seperti yang ada dalam file

Dalam cara ini agar transaksi yang terjadi dapat diproses maka diperlukan untuk mensortir transaksi  ke dalam urutan yang sama dengan urutan data dalam file. Sesudah file transaksi mempunyai urutan yang sama dengan urutan data dalam file maka proses data dapat dilakukan. Proses ini dikenal “Sequential file Processing”.

Hasil dari data Sequential adalah master file piutang lama (sebelum di up-date), master file baru (sesudah di up-date), dan file transaksi penjualan. Proses data sequential seperti ini harus digunakan bila filenya (baik untuk piutang maupun untuk penjualan sepserti contoh diatas) disimpan dalam media yang berbentuk pia (tape), baik pita kertas maupun magnetis. Akan tetapi bila filenya disimpan dalam media yang bersifat direct access seperti disk atau drum magnetis maka proses data dapat dilakukan secarasequential ataupun tidak sequential.

Contoh: File piutang dagang disusun urut abjad huruf pertama nama langganan seperti berikut ini:

      Record no. 001 untuk langganan Akhmad

      Record no. 002 untuk langganan Banu

      Record no. 003 untuk langganan Toro, dan seterusnya.

File transaksi penjualan untuk hari selasa, 30 juli 200x terdiri dari 3 buah faktur sebagai berikut:

      Record no.003 untuk faktur no. 1024 kepada Toro

      Record no.002 untuk faktur no. 1025 kepada Banu

      Record no.001 untuk faktur no. 1026 kepada Akhmad

Sebelum file transaksi penjualan ini dapat diproses untuk menyesuaikan file piutang dagang, pertama kali perlu disortir lebih dahulu menjadi sebagai berikut:

      File transaksi penjualan sesudah disortir.

      Record no.001 untuk faktur no. 1026 kepada Akhmad

      Record no.002 untuk faktur no. 1025 kepada Banu       

      Record no.003 untuk faktur no. 1024 kepada Toro

                                    

Sesudah disortir komputer dapat memproses data (transaksi) penjualan dengan urutan data dalam file sebagai berikut:

Record no.001 dari file penjualan digunakan untuk menyesuaikan record no. 001 dalam file piutang dagang, kemudian dilanjutkan dengan

Record no.002 untuk menyesuaikan record no. 002 dalam file transaksi piutang dagang dan seterusnya.

* Apabila dalam file penjualan tidak ada record untuk Toro maka proses data ini akan mengabaikan record no.003 dan dilajutkan dengan record berikutnya.

b.      Urutan transaksi

Dalam cara ini transaksi yang terjadi tidak perlu disortir lebih dahulu karena transaksi yang ada akan diproses dengan urutan transaksi. Karena proses datanya tidak seperti urutan dalam master file, maka media yang digunakan untuk master file harus bersifat direct access, sehingga media yang dapat digunakan hanyalah disk atau drum magnetis, sedangkan pita (tape) tidak dapat digunakan. Cara ini sebaiknya digunakan bila untuk mensortirt ransakasi diperlukan waktu yang  lebih lama dibandingkan dengan proses yang tidak menggunakan urutan dalam data file. Biasanya bila transaksi tidak terlalu banyak dan medianya adalah direct access maka cara ini akan sesuai.

 Gambar dari cara ini adalah sama, kecuali 2 macam hal, yaitu: tidak dapat menggunakan pita untuk file, dan tidak ada pekerjaan mensortir transaksi. Dengan demikian file yang berisi data untuk proses berikut akan langsung diproses dan up-date tanpa elewati langkah pensortiran

PEMAKAIAN TEKNIK-TEKNIK SISTEM

 Teknik Sistem

Alat yang digunakan dalam menganalisis dan mendokumentasikan sistem dan subsistem yang berkaitan.

Audit

Suatu kegiatan pengujian yang dilakukan untuk memastikan bahwa mekanisme kontrol organisasi berfungsi dengan baik dan benar dan untuk memastikan bahwa tidak diperlukan pengawasan (kontrol) tambahan.

Penggunaan teknik-teknik sistem dalam Auditing :

1.     Evaluasi Struktur Pengendalian Intern : Berupa kebijakan dan prosedur yang dibuat sebagai  jaminan bahwa tujuan perusahaan akan tercapai. Struktur Pengendalian Intern terdiri dari tiga elemen, * Pengawasan Lingkungan, * Sistem Akuntansi, * Pengawasan Prosedur. Teknik yang digunakan antara lain adalah Flowchart analisis, flowchart dokumen, bagan distribusi formulir, kuesioner dan metode matriks.

2.     Pengujian Ketaatan : Untuk dapat melakukan uji ketaatan maka auditor harus memahami teknologi yang digunakan oleh suatu sistem informasi.

Untuk dapat memahami sistem informasi tersebut harus diketahui teknik-teknik sistem yang umum digunakan untuk mendokumentasikan suatu sistem informasi.

Teknik yang biasa digunakan adalah, IPO-HIPO, flowchart program, DFD, pencabangan dan tabel keputusan.

3.     Kertas Kerja  :  teknik sistem digunakan untuk mendokumentasikan dan menganalisis isi kertas kerja

Teknik-Teknik Sistem

Bagan Arus (FlowChart)

Merupakan alat yang digunakan untuk :  

1.   dokumentasi sistem yang sudah ada.
2.  Mendesain sistem baru
3.  Memberi petunjuk bagi programer yang akan membuat dan memperbaharui program      komputer.

Bagan arus terdiri dari dua macam yaitu :

1.        Dokumen flowchart
2.               Sistem / proses flowchart

Bagan Arus Dokumen

Bagan yang digunakan untuk menganalisa distribusi dokumen (kadang sumber daya fisik lain) diantara unit organisasi dalam suatu sistem (document oriented).

Langkah-langkah dalam penyusunan Dokumen Flowchart

1.    Mengidentifikasi departemen-departemen yang ikut ambil bagian dalam suatu sistem.
2.  Mengidentifikasi dokumen sumber yang akan digunakan.
3.  Menggambarkan bagaimana dokumen-dokumen di buat, diproses dan digunakan.
4.   Menambahkan catatan yang akan memberikan keterangan mengenai suatu simbol atau  kegiatan.

Bagan Arus Sistem

Bagan yang menyediakan gambaran yang lebih lengkap mengenai langkah-langkah proses dalam suatu sistem (Process oriented).

Sistem flowchart terdiri dari dari beberapa tingkatan  :

•  High-level System Flowchart, sistem flowchart yang penggambarannya sangat umum dan memberikan gambaran sekilas mengenai sistem.
• termediate-level System Flowchart, penggambarannya suatu proses yang lebih detail
• Low-level System Flowchart, menggambarkan secara khusus aplikasi-aplikasi atau kegiatan-kegiatan dari suatu proses.

Bagan Arus Program

Bagan yang mengambarkan rangkaian atau urutan dari operasi logis yang dikerjakan  komputer dalam menjalankan suatu program.

Meskipun tidak ada aturan khusus mengenai pembuatan flowchart, tapi terdapat beberapa panduan yang dapat diikuti dalam pembuatan flowchart,

•   Simbol dari proses harus selalu diletakkan diantara simbol input dan simbol output.
•   Pembuatan flowchart harus dimulai dari pojok kiri atas.
•   Selalu menggunakan simbol yang tepat tergantung dari jenis flowchartnya.
•   Hindari kekusutan dan kekacauan dengan menghindari garis yang berpotongan,    apabila harus ada, dapat digunakan simbol koneksi.
•   Harus ada keterangan / deskripsi untuk memberikan kejelasan.

Data Flow Diagram (DFD)

Suatu bagan yang memberikan gambaran mengenai arus data dalam suatu sistem atau organisasi. Digunakan terutama sebagai alat untuk mengevaluasi sistem yang sudah ada dan perencanaan pembuatan sistem baru. (lebih bersifat penggambaran secara logis dari suatu sistem).

Elemen dalam suatu DFD :

•  Proses transformasi, digambarkan berbentuk lingkaran.
• Arus data, digambarkan berupa anak panah yang masuk atau keluar dari suatu proses transformasi.
• Penyimpanan data, digambarkan berupa kotak persegi panjang tanpa tutup di sebelah kanannya.
• Data sumber dan data tujuan, digambarkan berupa kotak empat persegi panjang.

Diagram Aliran Data (DFD) berbeda dari Bagan Arus (Flowchart) dalam beberapa hal. Meskipun masin-masing menggunakan simbol untuk menyatakan proses, namun DFD tidak menunjukkan urutan proses. Jadi DFD mungkin menunjukkan beberapa proses yang beroperasi secara paralel.

Bagan IPO dan HIPO

Bagan IPO       à   Bagan yang menggambarkan suatu sistem dalam skala umum (tidak

                               rinci) sehingga   dapat  digunakan  untuk  melihat  / menganalisa 

                               suatu   sistem secara utuh.

Bagan HIPO    à   Bagan yang mewakili sistem dengan bertambahnya tingkatan rincian.

                               (Tingkat rincian tergantung dari kebutuhan pemakai).

Sumber : https://www.google.com/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=5&cad=rja&sqi=2&ved=0CFYQFjAE&url=http%3A%2F%2Frooswhan.staff.gunadarma.ac.id%2FDownloads%2Ffiles%2F101%2FDokumentasi%2Bsistem.doc&ei=VIFoUpGOOIKKrgf6v4GYCw&usg=AFQjCNEgRSYRDMq3frrDEQdDIbd40oGvMg&sig2=8J3PUX6jitvj9Lq3yTRaDw&bvm=bv.55123115,d.bmk