1.
Terminal Entry/On-Line Processing
Misalnya sebuah
faktur penjualan dimasukkan ke komputer lewat terminal. Faktur ini langsung
diproses untuk dicatat dalam file piutang dan penjualan.
Penjelasan dari
gambar 1. Memproses transaksi sampai selesai, termasuk Up-date data dalam
master file atau data base, langkah-langkahnya sebagai berikut :
- Data (transaksi) yang diterima dimasukkan ke komputer lewat terminal segera data transaksi terjadi itu terjadi
- Komputer melakukan pengecekan validitas transaksi. Jika ada kesalahan maka pesan tentang kesalahan itu akan nampak pada layar monitor.
- Bila data (transaksi) itu tidak mengandung kesalahan, maka komputer akan memproses data transaksi itu dan hasilnya akan nampak pada layar monitor.
Lihat
gambarnya:
Penggunaan cara
ini akan menghasilkan master file yang selalu sesuai dengan keadaan, karena
setiap kali terjadi transaksi, langsung diroses dan akibatnya master file juga
berubah sesuai dengan transaksi itu. Cara ini sebaiknya digunakan untuk
transaksi-transaksi yang master filenya harus selalu up-todate.
Contoh: file
persediaan bahan baku akan disesuaikan (up-date)
dengan transaksi pembelian dan pengeluaran bahan baku . Oleh perusahaan sudah ditentukan bila
suatu jenis persediaan mencapai titik minimum maka akan dikeluarkan order
pembelian untuk bahan tersebut. Penulisan order pembelian ini dilakukan oleh
komputer secara langsung apabila suatu jenis persediaan bahan mencapai titik
minimum. Dalam keadaan seperti ini persediaan yang sudah mencapai titik minimum
akan akan menghidupkan program pembelian (triggered transaction), oleh karena
itu file persediaan bahan harus selalu selalu sesuai dengan kenyataan, agar
tidak sampai terjadi penulisan order pembelian ulang hanya karena pembelian
yang baru datang terlambat dimasukkan ke komputer.
Disamping
kelebihan diatas, cara ini mengandung kelemahan, yaitu: bila ada kesalahan, dan
kesalahan itu sudah diproses, maka file yang salah akan salah akan sulit
dibetulkan karena mungkin kesalahan ini sudah menghidupkan program berikutnya.
Misalnya
pembelian bahan sebanyak 1.000 unit hanya dimasukkan ke komputer sebanyak 200
unit. Bila ada pengeluaran bahan, mungkin sekali file persediaan bahan akan
menunjukkan saldo minimum, sehingga program order pembelian yang baru. Dengan
demikian ada 2 kesalahan, yaitu dalam master file persediaan dan dalam
penerbitan order pembelian. Untuk menghilangkan kelemahan ini perlu diadakan
pengawasan yang ketat terhadap masukan (input).
2.
Terminal Entry/Batch Processing
Langkah-langkahnya sebagai
berikut :
a.
Data (transaksi) yang terjadi dimasukkan lewat terminal
pada saat transaksi terjadi.
b.
Validitas transaksi dicek dengan menggunakan file data
reference. Pengecekan ini dapat dilakukan oleh komputer utama. Mini komputer,
atau intelligent terminal. Bila ada kesalahan, maka pesan akan nampak pada
layar monitor.
c.
transaksi yang valid disimpan dalam file transaksi yang
setiap periode (harian, mingguan, atau periode lain) akan diproses.
Contohnya:
pengeluaran kas. Apabila perusahaan akan membayar hutang, maka transaksi
pengeluaran kas memerlukan data reference yang ada dalam file hutang. Dalam
file hutang ini dapat diketahui jumlah yang harus dibayar, nomor faktur,
tanggal pembelian dan lain-lainnya. Transaksi pengeluaran kas ini dimasukkan
lewat terminal pada saat terjadinya, tetapi prosesnya baru dilakukan setiap
periode.
Lihat gambarnya:
3.
Batch Entry/Batch Processing
Batch Entry adalah proses
memasukkan sekelompok data ke dalam komputer sekaligus untuk diproses secara
bersama-sama. Yang masih menjadi masalah adalah cara yang digunakan untuk
memasukkan data ke komputer, karena sekelompok data harus dimasukkan pada waktu
yang bersamaan
Salah satu cara
yang dapat digunakan adalah dengan menggunaka card reader yang membaca kartu
plong. Dalam hal ini data (transaksi) perlu diubah bentuknya ke dalam bentuk
yang dapat dibaca oleh mesin (machine readable form) atau data dapat diubah
kedalam bentuk yang dapat dibaca oleh komputer dan dismpan dalam disk (baik
harddisk maupun floopy disk) dan pita(baik kertas maupun magnetis). Untuk dapat
menggunakan cara ini diperlukan alat yang digunakan untuk memasukkan data
kedalam disk atau pita.
Batch processing dapat
memanfaatkan kontrol total untuk pengecekan, setiap batch dapat diberi nomor
yang berguna untuk reference. Tetapi karena transaksi yang akan diproses itu
harus dikumpulkan lebih dahulu, maka file yang ada tidak selalu up-to-date.
Proses data (transaksi) dengan menggunakan metode
batch processing dapat dilakukan dalam bentuk yang berbeda. 2 urutan data yang
dapat digunakan , yaitu :
a.
Urutan data seperti yang ada dalam file
Dalam
cara ini agar transaksi yang terjadi dapat diproses maka diperlukan untuk
mensortir transaksi ke dalam urutan yang
sama dengan urutan data dalam file. Sesudah file transaksi mempunyai urutan
yang sama dengan urutan data dalam file maka proses data dapat dilakukan.
Proses ini dikenal “Sequential file Processing”.
Hasil
dari data Sequential adalah master file piutang lama (sebelum di up-date),
master file baru (sesudah di up-date), dan file transaksi penjualan. Proses
data sequential seperti ini harus digunakan bila filenya (baik untuk piutang
maupun untuk penjualan sepserti contoh diatas) disimpan dalam media yang
berbentuk pia (tape), baik pita kertas maupun magnetis. Akan tetapi bila
filenya disimpan dalam media yang bersifat direct access seperti disk atau drum
magnetis maka proses data dapat dilakukan secarasequential ataupun tidak
sequential.
Contoh: File
piutang dagang disusun urut abjad huruf pertama nama langganan seperti berikut
ini:
Record no. 001 untuk langganan Akhmad
Record no. 002 untuk langganan Banu
Record no. 003 untuk langganan Toro, dan
seterusnya.
File transaksi
penjualan untuk hari selasa, 30 juli 200x terdiri dari 3 buah faktur sebagai
berikut:
Record no.003 untuk faktur no. 1024 kepada
Toro
Record no.002 untuk faktur no. 1025 kepada
Banu
Record no.001 untuk faktur no. 1026 kepada
Akhmad
Sebelum
file transaksi penjualan ini dapat diproses untuk menyesuaikan file piutang
dagang, pertama kali perlu disortir lebih dahulu menjadi sebagai berikut:
File transaksi penjualan sesudah disortir.
Record no.001 untuk faktur no. 1026 kepada
Akhmad
Record no.002 untuk faktur no. 1025 kepada
Banu
Record no.003 untuk faktur no. 1024 kepada
Toro
Sesudah
disortir komputer dapat memproses data (transaksi) penjualan dengan urutan data
dalam file sebagai berikut:
Record
no.001 dari file penjualan digunakan untuk menyesuaikan record no. 001 dalam
file piutang dagang, kemudian dilanjutkan dengan
Record
no.002 untuk menyesuaikan record no. 002 dalam file transaksi piutang dagang
dan seterusnya.
*
Apabila dalam file penjualan tidak ada record untuk Toro maka proses data ini
akan mengabaikan record no.003 dan dilajutkan dengan record berikutnya.
b.
Urutan transaksi
Dalam
cara ini transaksi yang terjadi tidak perlu disortir lebih dahulu karena
transaksi yang ada akan diproses dengan urutan transaksi. Karena proses datanya
tidak seperti urutan dalam master file, maka media yang digunakan untuk master
file harus bersifat direct access, sehingga media yang dapat digunakan hanyalah
disk atau drum magnetis, sedangkan pita (tape) tidak dapat digunakan. Cara ini
sebaiknya digunakan bila untuk mensortirt ransakasi diperlukan waktu yang lebih lama dibandingkan dengan proses yang
tidak menggunakan urutan dalam data file. Biasanya bila transaksi tidak terlalu
banyak dan medianya adalah direct access maka cara ini akan sesuai.
Gambar dari cara ini adalah sama, kecuali 2
macam hal, yaitu: tidak dapat menggunakan pita untuk file, dan tidak ada
pekerjaan mensortir transaksi. Dengan demikian file yang berisi data untuk
proses berikut akan langsung diproses dan up-date tanpa elewati langkah
pensortiran
Tidak ada komentar:
Posting Komentar