Tujuan Pengembangan Sistem
Akuntan pada umumnya
dilibatkan dalam pengembangan system dengan
pertimbangan bahwa mereka merupakan
professional yang menguasai mekanisme
pengendalian intern, khususnya yang
berkaitan dengan system pengolahan data
elektronik. Untuk pengembangan suatu
system informasi akuntansi yang efektif,
unsusr pengendalian intern merupakan
salah satu prasyarat.
Sistem informasi dianggap efektif jika
bisa memenuhi kebutuhan yang
menjadi tujuan pengembangan system itu
sendiri. Berdasarkan syarat informasi
yang baik maka tujuan pengembangan
system yaitu :
1.
system
yang dihasilkan harus mengahasilkan informasi yang cermat dan
tepat
waktu
2.
pengembangan
system harus dapat diselesaikan dalam jangka
waktu
yang layak
3.
system
harus memenuhi kebutuhan informasi organisasi
4.
system
harus dapat memberikan kepuasan pada penggunanya
Sebelum melakukan
pengembangan system perlu dilakukan beberapa
tahapan agar nantinya tidak terjadi
kegagalan selama proses pengembangan
dilakukan dan hasil pengembangan
tersebut dapat digunakan secara optimal. Cara
yang dapat ditempuh antara lain,
pertama perancang system harus mempelajari
ruang lingkup system baru yang dapat
dikembangkan dalam jangka waktu yang
memadai. Dalam terminology teori
system, mereka harus menetapkan batas-batas
system, dan membatasi usaha mereka
sampai dengan komponen-komponen yang
terdapat pada batas-batas itu.
Kedua, tim desain harus
menggunakan teknik-teknik manajemen desain,
seperti anggaran, bagan Gantt dan
diagram PERT & CPM. Dengan menggunakan
metode ini, semua kegiatan yang akan
dikerjakan dalam proyek system berikut
jangka waktu dan biaya penyelesaian
masing-masing kegiatan itu harus ditentukan
terlebih dahulu.
Karena penyusunan system
informasi memerlukan banyak dana dan waktu,
system yang dihasilkan harus dapat
dimanfaatkan dalam jangka panjang. Oleh
karena itu, perancang system harus
memperhatikan strategi jangka panjang
perusahaan agar system yang
didesainnya bias mendukung strategi tersebut untuk
meraih tujuan jangka panjang
perusahaan.
Untuk menjaga system yang
dihasilkan benar-benar teruji, pada umumnya
perancang system akan mengevaluasi dan
mengkaji ulang system rancanganya
secara periodic dalam rentang waktu
tertentu. Tujuan dari revaluasi dan kaji ulang
ini adalah untuk menentukan apakah
system tersebut benar-benar dapat
diandalkan oleh penggunanya dan apakh
pengguna benar-benar puas atas iformasi
yang dihasilkan.
C. Sistem Informasi Dalam Situasi Yang
Cepat Berubah
Beberapa situasi yang pada
umumnya memerlukan perubahan system untuk
menghindari risiko obsolensi
(ketinggalan zaman) akibat persaingan yang semakin
ketat, antara lain :
·
perubahan
dalam kebutuhan pengguna informasi atau kebutuhan
bisnis.
Akibat peningkatan persaingan, system informasi akuntansi
juga
harus berubah seimbang dengan perubahan kebutuhan
pengguna,
agar tetap dapat selaras dan mampu menjawqab setiap
tantangan
perusahaan.
·
Perubahan
teknologi
·
Penyempurnaan
dalam proses bisnis
·
Keunggulan
kompetitif, meningkatnya kualitas, kuantitas dan
kecepatan
informasi akan dapat meningkatkan nilai produk dan jasa
yang
dihasilkan perusahaan dan bias menurunkan daya saing.
·
Keuntungan
produktivitas
·
Pertumbuhan
usaha, perusahaan yang mengalami perkembangan
pesat
akan mengalami peningkatan kesibukan sehingga perlu
perubahan
system.
·
Penciutan
usaha, untuk meningkatkan efisiensi kadangkala
perusahaan
perlu menciutkan usahanya sehingga skala ekonominya
cukup
efisien.
·
Peningkatan
kualitas.
D. Daur Pengembangan Sistem
Apabila terjadi perubahan
dalam organisasi perusahaan, para manajer di
semua lini akan menghadapi
bentuk-bentuk persoalan baru dan pola baru dalam
pengambilan keputusan sesuai dengan
perubahan tadi. System akuntansi
organisasi juga harusmengikuti
perubahan-perubahan tersebut. Pola
perkembangan system akuntansi pada
umumnya memiliki suatu pola yang lazim
disebut daur pengembngan system
(system development life cycle).
Daur pengembangan system
adalah daur dari suatu perkembangan system
informasi mulai dari konsepsi yang
berwujud gagasan, proses pengembangannya,
higga implementasi dan
pengoperasiannya.
Upaya peningkatan
kemampuan system dapat dilakukan oleh tim atau pihak
manajemen manapun dalam perusahaan.
Namun apabila sumberdaya internal
tidak memungkinkan, perusahaan dapat
menunjuk akuntan public untuk
menangani pengembangan system
tersebut. Tim tersebut dapat menyusun system
baru memperbaiki ataupun memperluas
system lama. Hasil pekerjaan ini akan
diimplementasikan ke dalam perusahaan
dan akan berlaku untuk beberapa tahun
mendatang. Dan apabila terjadi
perubahan lagi maka daur yang sama akan
terulang.
Daur pengembangan system terdiri dari
beberapa tahap, yaitu :
1. perencanaan system
2. analisis system
3. desain system
4. implementasi system
5. operasionalisasi
system.
Tiga tahap, yaitu
analisis, desain dan implementasi, merupakan tahapan
pengembangan system yang sesungguhnya
dan memerlukan waktu bulanan
hingga tahunan. Sedangkan tahap
operasionalisasi system, bias mencapai waktu
puluhan tahun.
A. Perencanaan
system
Idealnya, pengembangan
system dilaksanakan dalam suatu kerangka rencana
induk system yang telah
mengkoordinasikan proyek-proyek pengembangan
system ke dalam rencana strategis
perusahaan. Manajer dan staf perencanaan
strategis harus dapat bekerja sama
dengan manajer dan staf akuntansi, dan
menuangkan pokok-pokok pikiran mereka
ke dalam suatu rencana strategis
bisnis yang didukung oleh rencana
strategis system informasi akuntansi yang
andal. Sebelum proyek pengembangan
dimulai, kedua belah pihak harus yakin
bahwa proyek tersebut telah sesuai dengan
rencana strategis perusahaan.
Adanya perbedaan antara strategi
perusahaan dan strategi system akan
menimbulkan hambatan bagi manajemen
dalam mewujudkan visi dan
misinya.
B. Analisis system
]Analisis system adalah
proses untuk menguji system informasi yang ada
berikut dengan lingkungannya dengan
tujuan untuk memperoleh petunjuk
mengenai berbagai kemungkunana
perbaikan yang dapat dilakukan untuk
meningkatkan kemampuan system itu
sendiri.
Analisis system dilakukan karena
beberapa hal. Pertama, karena system yang
ada tidak dapat memenuhi kebutuhan
informasi yang dapat mendukung
strategi yang dijalankan. Kedua,
karena diperlukan informasi baru. Jika terjadi
perubahan peraturan atau perubahan di
tingkat persaingan, maka besar
kemungkinan manajemen akan memerlukan
jenis-jenis informasi baru yang
selaras dengan perubahan tersebut.
Ketiga, karena munculnya teknologi baru.
Analisis system itu sendiri dapat
dilaksanakan dalam dua tahap :
1. analisis pendahuluan
analisis
terhadap system yang ada (existing system) dengan tujuan untuk
menentukan
ruang lingkup, keunggulan, dan kelemahan yang terdapat
dalam
system tersebut. Disini dilakukan survey dan penelitian
pendahuluan,selanjutnya berdasarkan
hasil tersebut dilakukan analisis
berikutnya.
2. analisia mendalam
tujuannya untuk menyusun studi
kelayakan (feasibility study). Jika dari
hasil study itu diperoleh kesimpulan
bahwa pengembangan system dapat
diterima, maka informasi yang
diperlukan oleh pengguna system dan
manajer dapat dirumuskan dan
ditetapkan.
Kebutuhan informasi ini kemudian
digunakan sebagai dasar untuk
menentukan persysratan-persyaratan
system yang harus dipenuhi.
C. Desain
system
Dalam tahap ini, tim
penyusun harus dapat menerjemahkan saran-saran yang
dihasilkan dari analisis system ke
dalam bentuk yang dapat
diimplementasikan. Desain system dapat
dilakukan dalam dua tahap :
a. desain dilakukan secara
konseptual yang bertujuan untuk menentukan
berbagai alternative pemenuhan kebutuhan
pengguna system. Pada tahap ini,
jika alternative desain telah
ditentukan, maka dirumuskan spesifikasi yang
harus dipenuhi oleh system agar
kebutuhan pengguna system dapat
dipenuhi. Tahap ini dianggap
selesai jika desain konseptual system itu telah
disetujui oleh manajemen.
b.
desain fisik, tim harus menerjemahkan kebutuhan-kebutuhan pengguna
system yang tertuangdalam dsain
konseptual ke dalam rumusan terperinci
yang akan digunakan untuk
menyusun dan menguji program computer.
Disini dilakukan desain input
dan output dokumen, penentuan berbagai
program computer, pembuatan desain
berbagai file, perancangan berbagai
prosedur, serta desain
pengendalian intern system yang baru.
D. Implementasi
system
Kegiatan yang paling
banyak menyita waktu dalam tahap implementasi adalah
kegiatan pengujian programming
computer, karena seringkali program yang
satu berhubungan dengan yang lain.
Missal, suatu program menghasilkan
output yang akan digunakan sebagai
inpu bagi program lain. Dalam hal
demikian, kedua program tersebut
hendaknya dilakukan pengujian secara
bersama untuk memastikan bahwa interface
dan kompatibilitasya benar-benar
terjaga. Pendesain system menyebut
proses sebagai proses pengujian
persetujuan (acceptance testing).
Sedangkan pengujian program yang
dilakukan bersama-sama dengan prosedur
manual disebut pengujian system(system testing).
Proses akhir tahap implementasi adalah
konversi system. Disini semua anggota
tim termasuk pengguna system, harus
ikut berperan serta. Semua data yang
disimpan pada file system lamaharus
dipindahkan ke file dengan formatsesuai
system baru. Setelah itu, system baru
dapat mulai dioperasikan.
E. Operasional
system
Setelah berjalan dengan
baik, system baru perlu dipelihara dan terus dievaluasi
unuk mengetahui adanya
kelemahan-kelemahan tertentu yang mungkin belum
terliahta dalam tahap sebelumnya.
Bilamana dalam pemeliharaan system
diperoleh kesimpulan bahwa system
ternyata sudah tidak dapat memenuhi
kebutuhan pengguna, maka proses
pengembangan system akan dimulai dari
awal.
E.
Pengembangan Aplikasi Secara Cepat
Pengembangan system yang
besar biasanya memerlukan waktu yang lama
dan biaya yang besar. Namun, apabila
kebutuhan informasi berubah sangat cepat,
maka system yang baru tersebut cepat
usang. Untuk menghindari hal itu, maka
perusahaan melakukan pendekatan baru
agar pengembangan system dapat
dilaksanakan dengan lebih cepat dengan
menggunakan metode rapid application
development (RAD). Dengan menggunakan
RAD, system dan dengan biaya
rendah. Tim pendesain bekerja dengan
menggunakan perangkat computer aided
software engineering (CASE). Paket
program ini dapat mengotomisasi berbagai
proses yang diperlukan selama
pengembangan system. Setiap proses ini
diselesaikan oleh perangkat CASE yang
berbeda. Perngakat-perangkat itu adayang digunakan khusus untuk membuat data
flow diagram, untuk membantu
manajemen proyek, untuk merancang dan
mengelola file, input dan output data,
untuk membuat kode computer serta
mengelola dokumentasi system.
Tahapan yang tercakup
dalam metode RAD sama dengan tahapan yang
dilakukan dalam pengembangan system,
tetapi pada umumnya dilaksanakan
dengan melibatkan pengguna dengan
lebih intensif dan memanfaatkan teknik
prototype secara berulang-ulang sampai
kebutuhan pengguna terpenuhi.
Proyek RAD biasanya
terdiri dari empat tahap. Tahap pertama disebut tahap
perencanaan kebutuhan system, tim akan
melakukan suatu kajian terhadap fungsi
bisnis dan data yang sangat
dipengaruhi oleh system yang diusulkan. Kajian ini
akan menghasilkan suatu kerangka
fungsi system beriku uraian mengenai biaya
dan manfaatnya. Tahap kedua disebut
tahap desain pengguna, para pengguna akan
merumuskan rincian fungsi bisnis dan
data yang terkaitdengan system yang baru.
Mereka menentukan input dan output
system serta prosedur-prosedur yang
dianggap perlu. Pada tahap ketiga,
tahap kontruksi, tim akan melengkapi system,
mendemonstrasikannya pada pengguna dan
jika perlu akan mengubah system
sesuai kebutuhan. Tahap terakhir,
yaitu tahap penyerahan, tim menyerahkan
system kepada pengguna dan memberikan
pelatihan pada mereka.
Teknik-teknik yang digunakan dalam RAD
adalah :
1. user workshop
workshop adalah suatu pertemuan yang
bdihadiri olh semua pihak yang
terlibat dalam proyek system,
baik pengguna maupun para professional
system. Professional system
harus berperan sebagai fasilisator pertemuan
yang memberikan peluang seluas-
luasnya kepada semua pihak yang hadir
untuk mendiskusikan
system dan menyampaikan pemikiran dengan bebes.
Fasilitator akan membantu
kelompok diskusi tersebut guna mencapai
tujuan yang diharapkan dan
menyepakati hasil- hasil yang dicapai.
Pertemuan ini bias dilakukan
berkali- kali hingga peserta dapat
menyepakati tujuan yang
diharapkan.
2. Prototyping
Prototyping adalah proses yang
bisa dilaksanakan secara berulang dengan
tujuan untuk menghindari peoses
persetujuan formal secara priodik yantg
diperlukan
dalam pendekatan pengembangn system secara tradisional.
Prosesnya tergantung pada
perkembangan prototype atau working model
dari system yang baru.
Tim proyek dengan cepat
membuat system high level dan bersifat
umum. Kemudian pengguna diberi
kesempatan untuk mengoreksi system
high level tersebut berulang- ulang
sampai tujuan mereka terpenuhi.
Prototyping diperlukan
jika kebutuhkan pengolahan data tidak dapat
ditentukan dengan mudah. Teknik ini
cocok digunakan untuk system
pendukung keputusan ( decision support
system ), karena prototyping bias
disesuaikan dengan prefensi dan sifat
keputusan menejemen.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar